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L'esperienza di WEFO (Welsh European Funding Office) nella gestione dei fondi strutturali in Galles

Creato il:  20 Maggio 2013

di MASSIMO DI RIENZO*

L'Europa e l'Italia in particolare vivono una profonda crisi economica. I fondi strutturali rappresentano una sorta di scialuppa di salvataggio in un mare in tempesta. Eppure, il periodo 2007-2013 è stato caratterizzato da una scarsa capacità di assorbimento dei fondi. L’ex Ministro per la Coesione ha parlato di "grave peggioramento nell’uso dei Fondi comunitari avvenuto nel quinquennio 2007-2011, soprattutto nel Mezzogiorno (pure con forti diversificazioni)"*. Meno risorse proprio quando ce ne sarebbe più bisogno. Perchè?

Alcune analisi si concentrano sul problema del co-finanziamento. Altre sui colli di bottiglia amministrativi e istituzionali.
 
Forse, però, è anche il momento di puntare l’attenzione su altri fattori. L’invito è a guardare fuori da un certo ambito auto-referenziale costituito dalle questioni legate alla complessità della macchina organizzativa e agli ingombranti meccanismi di governance messi in piedi per pianificare e gestire la spesa dei fondi e di ripartire da una questione di "etica istituzionale": chi ha la responsabilità della gestione dei fondi strutturali dovrebbe fare ogni sforzo affinché le risorse siano destinate a persone ed idee che, attraverso progetti e interventi, forniscano il maggior beneficio possibile ai territori e alle comunità locali.

 
Dal punto di vista del ricercatore, si tratta di esplorare i fattori che facilitano o scoraggiano i cosiddetti "potenziali beneficiari" e, cioè, pubbliche amministrazioni, operatori economici, organizzazioni del terzo settore che hanno buone idee di sviluppo, nel prendere la decisione di richiedere un finanziamento tramite fondi strutturali.

 
Secondo un autorevole studio del Parlamento europeo (Barriers for applicants to Structural Funding - 2012) la situazione dei potenziali beneficiari è determinata in larga misura dal modo in cui i fondi strutturali vengono gestiti a livello nazionale e regionale e dai processi e dai meccanismi attraverso i quali le Autorità di Gestione gestiscono le informazioni e le procedure di selezione.

 
Se osservassimo il processo di richiesta di finanziamento dal punto di vista del potenziale beneficiario, piuttosto che dal punto di vista dell’amministrazione che lo gestisce, ci troveremmo di fronte ad una serie di criticità (seppure con significative eccezioni): identificare la fonte di finanziamento più appropriata; seguire le scadenze dei differenti avvisi pubblici; digerire un enorme mole di documentazione, spesso non curata rispetto agli stili di comunicazione dei diversi target di potenziali beneficiari e nemmeno particolarmente focalizzata sulla risoluzione dei problemi; essere obbligati a produrre una enorme mole di documentazione anche ad un livello di coinvolgimento iniziale; dover rispondere ad avvisi ed inviti con scadenze molto ravvicinate; trovare il co-finanziamento senza alcun tipo di supporto; tenersi aggiornato sul quadro regolamentare che cambia in continuazione anche durante il processo di evidenza pubblica e avere a che fare, alcune volte, con un supporto inconsistente e fuorviante su requisiti e regole; non poter avere nessun tipo di interlocuzione con i soggetti istituzionali che gestiscono le procedure.

 
Con il progetto Capacity SUD si è deciso di investigare a largo raggio su esperienze di attuazione dei Programmi Operativi che mettono al centro i potenziali beneficiari. L’obiettivo era capire se in altri Paesi fossero stati sovvertiti i vecchi paradigmi e fossero state percorse vie nuove legate anche ad alcune recenti innovazioni in materia di modernizzazione amministrativa. Si tratta dei cosiddetti "servizi centrati sul cittadino", servizi, cioè, che integrano gli innegabili vantaggi offerti dall'utilizzo delle nuove tecnologie con le metodologie e gli strumenti che valorizzano gli elementi di "relazione" tra l'amministrazione ed propri diretti interlocutori/utenti.

 
Esiste, insomma, un'Autorità di Gestione dei fondi strutturali che, nell'interpretare il quadro regolamentare europeo e, quindi, nel disegnare l'organizzazione e le procedure, abbia messo al centro il punto di vista dei potenziali beneficiari, cioè dei propri interlocutori diretti? Esistono casi in cui chi aveva la responsabilità di fare le regole le ha fatte insieme (e non contro) i diretti interessati?

 
Una delle esperienze più in linea con questo nuovo paradigma è quella gallese del Welsh European Funding Office (WEFO - http://wefo.wales.gov.uk).
 
Le modalità di attuazione previste da WEFO per il 2007-2013 hanno stabilito un approccio cooperativo e collaborativo allo sviluppo dei progetti da finanziare con i fondi strutturali, a partire dalla cosiddetta "Idea-Progetto" (Project Idea). Prima di accedere alla richiesta di finanziamento vera e propria occorre che il richiedente abbia chiaro che l’idea-progetto si inserisce in uno dei 20 quadri strategici (Strategic Framework). L’amministrazione gallese garantisce una interlocuzione diretta con il Coordinatore del Quadro Strategico (Strategic Framework Co-ordinator), oppure si può fare riferimento al SET - Spatial European Team Officer (una sorta di assistenza tecnica locale che accompagna i potenziali beneficiari dei fondi durante tutto il ciclo di vita del progetto) o direttamente chiedere a WEFO.

 
Il processo di richiesta di finanziamento inizia con la “Manifestazione di Interesse” (Expression of Interest - EoI) per poi passare ad una fase di pianificazione più dettagliata (Business Plan). Il nuovo processo è web-based - "WEFO on-line"  e consente al potenziale beneficiario di interagire, condividere informazioni e interfacciarsi con WEFO via internet, con un help-desk dedicato e, soprattutto, con un interlocutore unico (il Project Development Officer - PDO).

 
Il sistema è progettato per semplificare e snellire le domande di finanziamento e i processi di pagamenti in modo più rapido. Incoraggia il lavoro cooperativo con conseguente minor numero di progetti, maggiore strategicità e meno rischi di duplicazioni.

 
Attraverso queste soluzioni operative il Galles ha cercato di concentrare i finanziamenti intorno a “progetti chiave” o gruppi integrati di progetti più piccoli nel tentativo di rafforzare l’impatto strategico dei progetti stessi e di spostare l’attenzione dei gestori dei programmi sull’efficienza e l’efficacia degli interventi piuttosto che sul livello procedurale. Ovviamente questo ha imposto a WEFO di reingegnerizzare il processo di richiesta di finanziamento secondo un modello di e-Government.

 
Il sistema informatico alla base di WEFO è il PPIMS (Programme and Project Information Management System) operativo dal 28 luglio 2008 e realizzato da Capgemini, società in-house al governo gallese per l'infrastruttura tecnologica ed i sistemi informatici.
 
Disponibile in tutti gli uffici di WEFO, PPIMS offre un sistema semplice e sicuro per l'accesso ai dati e alle informazioni condivise in modo efficiente ed economico.

 
I dati relativi ai programmi/progetti sono tenuti in un unico luogo: questo permette di avere informazioni più affidabili e facilmente reperibili rispetto ai sistemi utilizzati precedentemente al 2007-2013.

 
Le funzionalità avanzate del PPIMS-WEFO permettono di interagire con i potenziali beneficiari durante la presentazione delle loro idee-progetto, di approvare i progetti e di effettuare i pagamenti.

WEFO organizza i propri servizi secondo un modello “one-stop-shop” (sportello unico) di livello centrale. Questo impone di costruire una organizzazione in cui ad un Front Office unico e multicanale (Project Development Officer - PDO) si aggiunge un Back Office costituito da un ampio partenariato e, cioè, in cooperazione con amministrazioni, organismi, professionalità in rete a livello locale (amministrazioni sub-regionali, organismi rappresentativi degli operatori economici locali, agenzie di sviluppo, reti di agenti di sviluppo, ecc.).

 
Il PDO è l’interlocutore unico istituzionale a disposizione dei potenziali beneficiari, mentre la rete degli Spatial European Team (SET) supporta i richiedenti a livello locale nella predisposizione dell’idea-progetto, nella redazione della Manifestazione di Interesse e nella redazione del Business Plan.

 
WEFO mette a disposizione di tutti le idee-progetto proposte (ad un livello ancora informale) in moda tale da evitare, almeno in teoria, duplicazioni, sviluppare una certa competitività creativa e informare i policy-makers, l’opinione pubblica e in generale chi esercita il controllo sociale, sulla qualità, quantità e capacità locale di innovare.

 
Un canale web aperto ed una help-line dedicata possono essere utilizzate per aumentare la consapevolezza dei potenziali beneficiari sulle nuove opportunità offerte dai fondi strutturali anche in maniera maggiore rispetto alle classiche campagne pubblicitarie mirate e ad incontri ed eventi promozionali.

 
La trasparenza e l’accompagnamento allo sviluppo del progetto vengono forniti ai potenziali beneficiari a diversi livelli di implementazione della domanda di finanziamento. Ciò contribuisce a migliorare la qualità delle domande stesse e dei progetti ad esse connessi, oltre che a facilitare il lavoro di valutazione e di selezione. Riduce, infine, anche le possibilità di rigetto dei progetti ad una fase in cui il richiedente non ha ancora speso troppo tempo e denaro.

 
Uno degli aspetti più interessanti di WEFO è certamente la co-progettazione della procedura di richiesta di finanziamento. Sue Price, responsabile del FESR per WEFO, recentemente intervistata da Formez, ha spiegato come WEFO abbia, tra i suoi compiti, anche quello di analizzare il punto di vista dei suoi utenti sull'efficienza e l'efficacia dei sistemi e dei processi per la distribuzione dei fondi. Per questo WEFO ha realizzato un primo studio (Customer Survey 2009 Insight), a circa due anni dall'avvio del servizio: "a seguito della rilevazione abbiamo deciso di ri-definire il processo di 'espressione di interesse'. Abbiamo pensato di invitare alcuni rappresentanti dei potenziali beneficiari a sviluppare insieme con noi la nuova procedura ed il modello di candidatura on-line. E' stata la prima volta che lo abbiamo fatto ed è stato un successo. Inizialmente, infatti, avevamo sviluppato autonomamente un processo di espressione di interesse 'misto' on-line e off-line che si rivelò piuttosto inefficace perché prevedeva lunghi tempi di attesa per l'acquisizione di informazioni. Per questo il processo fu ridefinito in modalità interamente interattiva on-line insieme ai potenziali beneficiari. Abbiamo capito che per rendere accessibile ai potenziali beneficiari il sistema avremmo dovuto fargli cogliere i benefici immediati e questo lo abbiamo fatto coinvolgendoli nella ri-definizione del servizio".

 
L’accompagnamento ai potenziali beneficiari sembra rappresentare la vera innovazione del modello anche in considerazione del livello di accompagnamento prestato dalle amministrazioni regionali italiane. Il paradigma, attualmente in uso presso la maggior parte delle Autorità di Gestione a livello nazionale e regionale, prevede un lungo periodo di gestazione delle procedure a seguito dell’approvazione dei Programmi Operativi. Successivamente l’Autorità di Gestione produce un “Manuale di Attuazione” (altrimenti intitolato “Linee Guida” per l’attuazione). Ai potenziali beneficiari prima e ai beneficiari dopo è richiesto di studiare attentamente le procedure descritte e di adeguarsi sia in fase di presentazione dei progetti sia in fase di gestione e rendicontazione. Si prevede una attività informativa a beneficio dei potenziali richiedenti così come espressamente previsto dai Regolamenti della Commissione europea, ma nessuna rilevante attività di accompagnamento.

 
La soluzione proposta da WEFO prevede, invece, che le amministrazioni che gestiscono i Programmi Operativi si organizzino secondo un modello one-stop-shop e che gestiscano servizi di informazione e accompagnamento ai potenziali beneficiari in maniera prevalente rispetto alla produzione di quadri regolamentari e procedurali (che, peraltro, andrebbero pianificati e elaborati con la partecipazione di gruppi di potenziali beneficiari e stakeholder interni ed esterni alla amministrazione). Per realizzare questo le amministrazioni regionali potrebbero far largo uso delle competenze e professionalità già esistenti a livello territoriale (amministrazioni sub-regionali, organismi rappresentativi degli operatori economici locali, agenzie di sviluppo, reti di agenti di sviluppo, ecc).
 
L’esperienza di WEFO, inoltre, dimostra come la trasparenza sia un elemento da introdurre in ogni fase del processo di pianificazione e gestione dei fondi strutturali (non solo a valle di decisioni già prese) e comporta attività costanti di informazione e di accompagnamento sia ai potenziali beneficiari che ai beneficiari dei fondi ed un’attenzione permanente alla manutenzione e alla semplificazione delle procedure. nonché al rispetto dei tempi (di risposta, di pagamento e di elaborazione delle procedure).

 
Un’ultima notazione. Nella sezione del sito di WEFO relativa alla richiesta di finanziamento campeggia una scritta: "WEFO is committed to ensuring that European funds go to those projects that will provide the greatest benefit to Wales, creating jobs and sustainable growth (WEFO si impegna ad assicurare che le risorse dei fondi strutturali vadano a quei progetti che forniranno maggiori benefici al Galles, creando lavoro e crescita sostenibile)". Di questo impegno (e solo di questo) si dovrà rendere conto.

L’esperienza del governo gallese sarà presentata nel corso dell’evento che si terrà il prossimo 30 maggio a Roma, nell’ambito del Forum PA, e che rientra nelle attività di networking del progetto Capacity Sud, realizzato da Formez PA su incarico del Dipartimento della Funzione Pubblica. 

* Progetto Capacity Sud

** Barca F., (2012) Metodi e obiettivi
 per un uso efficace dei fondi comunitari 2014-2020

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Data pubblicazione: 
Giovedì, 13 Luglio, 2017 - 12:28